Funktionsübersicht

Eingangs- / Ausgangsbuch

Die Funktionen Eingangs- und Ausgangsbuch geben Ihnen jederzeit einen Überblick zu eingegangenen, laufenden oder erledigten Vorgängen.

Anfragen von Objektnutzern, Bauherren, Architekten oder Behörden zum Bearbeitungsstand lassen sich innerhalb kurzer Zeit ohne langes Suchen beantworten. Vorgänge mit Terminzielen haben Sie stets im Blick.

Im Eingangsbuch lassen sich Arbeitsaufträge für Stellungnahmen, Brandverhütungsschauen, Feuerbeschauen und wiederkehrende Prüfungen den zuständigen Mitarbeitern zuordnen.


Objektdatenverwaltung

Die Daten der prüfpflichtigen Objekte / Nutzungseinheiten wie Objektart, Objektbeschreibung, Prüfintervall, Anschriften, Telefonnummern, Sicherheitseinrichtungen etc. werden in übersichtlichen Datenmasken dargestellt und gepflegt.

Die Verwaltung der Objektdaten erfolgt über eine frei definierbare Baumstruktur. Zu jedem Objekt können beliebig viele eigenständige Unterobjekte angelegt werden. So lassen sich große Objekte wie Einkaufszentren, Bürohäuser, Universitäten, Kliniken etc. übersichtlich nach Funktionseinheiten, Betreibern bzw. Eigentümern in beliebig viele Nutzungseinheiten unterteilen.

Objekte, Nutzungseinheiten, Vorgänge, Dokumente etc. können per Drag & Drop innerhalb der Baumstruktur verschoben werden.


Einbindung von Geoinformations-Systemen

Verknüpfung mit Geoinformationssystemen wie z.B. Google-Maps, oder eine Anbindung an verwaltungsinterne Geoinformationssysteme.


Verknüpfungsfunktionen

Objekte, Vorgänge, Dokumente, Adressen, können mit anderen Objekten, Adressen usw. verknüpft werden, um die Übersicht bei großen Bauobjekten und beispielsweise unterschiedlichen Objektanschriften (z. B. Quer- und Parallelstraßen) zu behalten.


Erstellen von Dokumenten / Berichten / Niederschriften

Stellungnahmen, Gutachten, Brandverhütungsschauberichte, Begehungsprotokolle, Niederschriften, Aktenvermerke etc. werden schnell und komfortabel unter Verwendung von frei konfigurierbaren und leicht auswählbaren Textbausteinen erstellt. Bei der Mangeerfassung werden die jeweils passenden Textbausteine durch eine effiziente Programmlogik passend zum ausgewählten Mangel angezeigt. Dadurch wird die Suche nach einem passenden Textbaustein erheblich verkürzt.

Mit wenigen Klicks ordnen Sie dem Text ein Anschreiben (Titelseite) und eine oder mehrere Empfängeranschriften zu.

Die Anschreiben lassen sich frei gestalten und werden als Dokumentvorlagen verwaltet. Alle variablen Daten werden automatisch aus der VB-Office Datenbank (Objektdaten, Adressdaten, Termindaten, Sachbearbeiterdaten etc.) übernommen. Zur Vereinfachung der Arbeit werden die Vorgänge mit einem sogenannten „Vorgangsexperten“ erstellt. Hierdurch erfolgt eine automatische Anordnung der Daten im Objektbaum.

Sie erhalten ohne weitere Sortierarbeit eine übersichtliche Baumstruktur mit Objektordnern, Objekten, Vorgängen und Dokumenten.

Objekt- und vorgangsbezogene Dokumentenverwaltung

Dokumente wie z. B. Brandverhütungsschauberichte, Niederschriften über die Feuerbeschau, Stellungnahmen, Aktenvermerke usw. lassen sich komfortabel und einfach generieren.

Mit wenigen Klicks ordnen Sie dem Text ein Anschreiben (Titelseite) und eine oder mehrere Empfängeranschriften zu.

Die Anschreiben lassen sich frei gestalten und werden als Dokumentvorlagen verwaltet. Alle variablen Daten werden automatisch aus der VB-Office Datenbank (Objektdaten, Adressdaten, Termindaten, Sachbearbeiterdaten etc.) übernommen. Zur Vereinfachung der Arbeit werden die Vorgänge mit einem sogenannten „Vorgangsexperten“ erstellt. Hierdurch erfolgt eine automatische Anordnung der Daten im Objektbaum.

Sie erhalten ohne weitere Sortierarbeit eine übersichtliche Baumstruktur mit Objektordnern, Objekten, Vorgängen und Dokumenten.


Mobile Datenerfassung

VB-Office bietet die Möglichkeit die Daten während der Brandverhütungsschau (Objektdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, BVS-Mängel etc.) mit einem Tablet-PC mobil vor Ort zu erfassen. Die Daten werden beim späteren Start von VB-Office in der Dienststelle mit den Daten in der Netzwerkdatenbank automatisch synchronisiert.

Es ist keine Online- / Mobilfunkverbindung nötig, weil die Daten offline auf dem Tablet-PC gespeichert werden und die Synchronisierung später in der Dienststelle erfolgt. So können Sie Daten problemlos dort erfassen, wo kein WLAN oder Mobilfunknetz vorhanden ist.

Die anwenderfreundlichen, auf die Nutzung mit einem Tablet-PC zugeschnittenen Erfassungsmasken erleichtern und beschleunigen die Mangelerfassung vor Ort. Sie vermeiden unnötige Arbeitsschritte (Notizblock, Digitalkamera, Diktiergerät) und fertigen den Bericht schon während der Begehung. Die integrierte Windows-Handschrifterkennung erleichtert die Erfassung frei formulierter Texte. Vorformulierte und anpassbare Textbausteine sowie Mangelbeschreibungen, die ihnen je nach Mangel kontextbezogen angezeigt werden, fügen Sie mit einem Mausklick in den Bericht ein.

Es besteht auch die Möglichkeit die Texte ggf. mit einer Spracherkennungssoftware (z.B. Dragon Dictation) zu erfassen.

Die Daten in der Netzwerk-SQL-Datenbank werden mit den Daten auf dem Tablet PC synchronisiert, so dass sie die Daten der BVS- / Feuerbeschau-Objekte auf dem Tablet-PC verfügbar haben. Sie müssen also nicht zurück in die Dienststelle kommen, um an aufeinanderfolgenden Tagen die Brandverhütungsschau in unterschiedlichen Objekten durchzuführen. Sie haben bei Bedarf alle Daten stets dabei.


Windows-Textverarbeitung

Die integrierte Windows-Textverarbeitung erlaubt die Übernahme bestehender Texte aus anderen Textverarbeitungen per Copy & Paste. Die Funktionalität ist optimal auf die Arbeit im Vorbeugenden Brandschutz abgestimmt. Durch unkompliziertes Einfügen der Datenfelder aus der VB-Office-Datenbank erstellen Sie in kürzester Zeit beliebige Dokumentvorlagen für Ihre Standardschreiben.


Verwendung von Textbausteinen

Sie können Textbausteine sehr einfach anlegen und pflegen, um rechtssicher vorformulierte Texte in ihre Berichte, Niederschriften, Begehungsprotokolle, Gutachten oder Stellungnahmen einzufügen.

Dabei ist auch die Verwaltung der Textbausteine sehr einfach und übersichtlich. Die Import- / Exportfunktion ermöglicht den leichten Austausch von Textbausteinen z.B. zwischen Arbeitsgemeinschaften verschiedener Brandschutzdienststellen. Ihre eigenen Textbausteine, z. B. aus lassen sich leicht in VB-Office übernehmen.

Innerhalb von Textbausteinen lassen sich zusätzlich Auswahlfelder per Drop-Down-Auswahl oder Textfelder für Pflichteinträge erzeugen und einsetzen, die es ihnen ermöglichen, unterschiedliche Begriffe in den Text einzusetzen.


Terminwiedervorlage BVS, WP etc.

Termine für Brandverhütungsschau, Feuerbeschau, Wiederkehrende Prüfung, Nachschautermin oder Termine für Begehungen, Bauzustandsbesichtigungen, Schlussabnahmen etc. werden objektbezogen verwaltet. Für jedes Objekt lassen sich beliebig viele Termine und Terminarten anlegen. Den Terminen können Prioritäten zugeordnet werden. Terminlisten lassen sich mit wenigen Klicks in eine Excel-Tabelle exportieren.


Arbeitsorganisation über Arbeitsmappen

Mitarbeiterbezogene Arbeitsmappen ermöglichen sehr einfach die Verteilung der fälligen Brandverhütungsschau/Feuerbeschau auf einzelne Mitarbeiter durch einen „Disponenten“.

Über Arbeitsmappen lassen sich Sammelaufträge organisieren, wie zum Beispiel Anschreiben von beliebig vielen Betreibern zur Ankündigung der Brandverhütungsschau (Serienbrieffunktion).

Der Bearbeitungsstand des jeweiligen Vorgangs ist in der Arbeitsmappe sichtbar.

Jeder Mitarbeiter kann die von ihm zu erledigenden Aufgaben (Brandverhütungsschauen etc) selbst in seiner Arbeitsmappe hinterlegen, um stets die Übersicht über anstehende Arbeiten zu haben.


Zeit- und Leistungserfassung Gebührenrechnung

Für die Gebühren- bzw. Kostenberechnung (Brandschau, Gutachten etc.) ist eine vorgangsbezogene Protokollierung der Tätigkeitsparameter wie Art und Zeitbedarf möglich.

Die Daten können als Grundlage für eine Rechnung oder eines Leistungsberichtes verwendet werden. Auch die Weiterleitung von Rechnungsdaten an ein Kassensystem (SAP o.a.) ist nach entsprechender Anpassung möglich.


Einsatzpläne

Verwaltung von Feuerwehr-Einsatzplänen mit den dazugehörigen Daten, Dokumenten, Zeichnungen, Plänen, Prüffristen, Bearbeitungsständen etc.

Automatisches Zusammenfügen mehrere Einzel-PDF-Dateien zu einem Feuerwehreinsatzplan.


Brandmeldeanlagen

Die Daten einer oder mehrerer Brandmeldeanlagen (BMA) können im Objekt angelegt und verwaltet werden.


Feuerwehrschlüsseldepots

Die Daten eines oder mehrerer Feuerwehrschlüsseldepots (FSD) können im Objekt angelegt und verwaltet werden.


Verwaltung von Löschwasserentnahmestellen

Die Verwaltung von Löschwasserentnahmestellen wie z.B. private Löschwasser-Hydranten. Wartungsintervalle, Fehlermanagement sowie der komplette Schriftverkehr mit dem Betreiber werden durch komfortable Funktionen unterstützt.


Versenden von E-Mails, Übergeben von Texten

Aus VB-Office lassen sich ohne Umwege Dokumente / Berichte / Niederschriften per E-Mail versenden. Auf diese Weise kann ein bequemer Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Rechnersystem (z. B. Brandschutzdienststelle <-> Bauordnungsbehörde) ohne weitere Systemeingriffe realisiert werden. Die Textdokumente können als PDF im RTF-Format abgespeichert werden und lassen sich somit auf anderen Systemen direkt öffnen, lesen und bearbeiten.


Ablegen und Speichern beliebiger Dateien

Beliebige Dateien wie z.B. Bilder (JPG), Word-Texte (DOCX), Excel-Tabellen (XLSX), PDF-Dokumente, E-Mails etc. lassen sich objektbezogen in der VB-Office-Datenbank abspeichern.

Das ist nützlich, wenn Sie Besprechungsprotokolle, Zeichnungen/ Skizzen oder Bilder, die ihre Kunden ihnen senden oder die sie selbst gefertigt haben, zum Objekt ablegen wollen. Dabei spielt es keine Rolle, wie groß die Datei ist. Dadurch dass sie alle Dokumente / Bilder in der zentralen Datenbank gespeichert haben, können alle autorisierten Mitarbeiter im Netzwerk auf diese Daten zurückgreifen.


Statistik und Auswertungen

Sämtliche Tätigkeiten des Sachbearbeiters lassen sich einfach und schnell statistisch erfassen. Fallzahlen zu Tätigkeiten und Objektarten werden automatisiert in einer Statistiktabelle gespeichert und lassen sich periodisch auswerten. Monats-, Quartals und Jahresstatistiken sowie individuelle Reports und Listen sind mit wenigen Mausklicks erstellt.

Listendruck, Drucken von Datenblättern, Reports

Terminlisten, Objektlisten, Dokumentlisten lassen sich komfortabel drucken.

Die Erstellung von gedruckten Objektdatenblättern erleichtert die Brandverhütungsschau / Prüfung, weil alle wesentlichen Daten des Objektes zum Ortstermin mitgenommen werden und sozusagen als Checkliste und Arbeitsgrundlage verwendet werden können. Detaillierte Reports und Listen können vom Anwender bzw. Administrator frei definiert werden.


Benutzerverwaltung, Zugriffsrechte

Eine abgestufte Benutzerverwaltung regelt die Zugriffsrechte auf Programmfunktionen und Daten. Dadurch wird z. B. verhindert, dass ein Mitarbeiter der Daten nur lesen darf, versehentlich Daten verändert.


Archivfunktion

Stillgelegte oder vorübergehend stillgelegte Objekte, die man nicht löschen möchte, lassen sich in ein Archiv verlegen, so dass sie bei Auswertungen und Berichten keine Rolle mehr spielen. Archivierte Objekte, Vorgänge etc. lassen sich jederzeit aus dem Archiv zurückholen.


Papierkorbfunktion

Alle Daten und Dokumente die von Benutzern gelöscht werden kommen in einen „Papierkorb“ Der Benutzer kann seine eigenen Daten jederzeit wieder zurückholen, jedoch nicht versehentlich endgültig löschen.

Nur der VB-Office-Administrator kann den Papierkorb leeren. Durch diese Sicherheitsfunktion können versehentlich gelöschte Daten jederzeit zurückgeholt werden, solange sie im Papierkorb sind.